Le registre unique du personnel (RUP) : à quoi sert-il et que doit-il contenir ?

L'essentiel en 1 minute

•      Le registre unique du personnel est obligatoire dans toutes les entreprises, dès l'embauche du premier salarié : il n'y a pas de seuil d'effectif en dessous duquel il serait dispensé.

•      Il est tenu par établissement (et non au niveau global de l'entreprise si elle a plusieurs sites).

•      Il recense, dans l'ordre d'embauche, l'identité, le poste et les dates d'entrée et de sortie de chaque salarié.

•      Le salarié n'a en principe pas accès lui-même au registre, mais ses représentants (CSE), l'inspection du travail et l'URSSAF peuvent le consulter et s'en servir comme preuve de la réalité et de la date de son embauche.

•      Un salarié absent du registre, ou dont les mentions sont fausses, dispose là d'un indice fort en cas de litige sur son contrat (travail dissimulé, contestation de la date d'embauche).

•      L'absence ou la mauvaise tenue du registre expose l'employeur à une amende pénale de 750 € par salarié concerné (contravention de 4e classe), cette amende pouvant être multipliée autant de fois qu'il y a de salariés non régulièrement inscrits.

1. Pour quelle taille d'entreprise le registre est-il obligatoire ?

Le registre unique du personnel s'impose à tout employeur de droit privé, quels que soient la forme juridique de l'entreprise (société, association, entreprise individuelle) et son effectif. L'obligation naît dès l'embauche du premier salarié : une entreprise d'une seule personne salariée est donc déjà concernée, au même titre qu'une entreprise de plusieurs centaines de salariés (Code du travail, art. L1221-13).

Il n'existe donc aucun seuil d'effectif en dessous duquel une entreprise en serait dispensée. C'est une différence importante avec d'autres obligations sociales (règlement intérieur, CSE, etc.) qui, elles, ne s'appliquent qu'à partir d'un certain effectif.

Point d'attention pour les entreprises à plusieurs sites : le registre doit être tenu établissement par établissement, et non de façon unique et centralisée pour toute l'entreprise, dès lors que plusieurs établissements emploient du personnel.

2. Qui doit figurer dans le registre ?

Doivent être inscrits, dans l'ordre chronologique de leur arrivée :

•      tous les salariés titulaires d'un contrat de travail, quelle que soit sa forme (CDI, CDD, temps partiel, apprentissage, contrat de professionnalisation) ;

•      les travailleurs temporaires (intérimaires), avec des mentions spécifiques ;

•      les travailleurs mis à disposition par une entreprise extérieure, dans une partie spécifique du registre ;

•      les stagiaires, depuis 2014, dans une partie du registre également distincte des salariés.

À l'inverse, un travailleur qui exécute une prestation dans l'entreprise mais reste salarié d'un autre employeur (sous-traitant, prestataire) n'a pas vocation à être inscrit comme salarié de l'entreprise d'accueil ; sa présence relève d'un autre formalisme (déclaration de détachement, document de suivi du donneur d'ordre, etc. — référence à vérifier selon le cas exact).

3. Que doit contenir le registre ?

Pour chaque salarié, le registre doit mentionner notamment :

•      nom, prénoms, nationalité, date de naissance et sexe ;

•      emploi occupé et qualification ;

•      dates d'entrée et, le cas échéant, de sortie de l'établissement ;

•      pour les contrats à durée déterminée, les contrats de travail temporaire et les temps partiels, les mentions particulières prévues pour ces contrats ;

•      pour les travailleurs étrangers soumis à autorisation de travail, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.

Ces informations doivent être conservées pendant 5 ans à compter du départ du salarié de l'établissement, même après la fin du contrat.

Le registre ne doit en revanche pas contenir certaines informations : le montant du salaire, un diagnostic médical, une appréciation du salarié par son manager, ou ses coordonnées bancaires n'y ont pas leur place (ces éléments relèvent d'autres documents, soumis à d'autres règles de confidentialité).

4. Sous quelle forme le registre est-il tenu ?

Le registre peut être tenu sur support papier ou sous forme dématérialisée (tableur, logiciel RH). En cas de registre numérique, l'employeur doit en informer l'inspection du travail et respecter les conditions garantissant que les mentions ne peuvent être ni modifiées ni supprimées après inscription (intégrité des données) ; lorsqu'un CSE existe, son avis sur le support choisi doit en principe être transmis à l'inspection du travail (référence à vérifier pour les modalités exactes).

5. Qui peut le consulter ?

Le registre doit être tenu à la disposition :

•      des agents de contrôle de l'inspection du travail ;

•      des agents de l'URSSAF (ou de la MSA selon les secteurs) ;

•      des représentants du personnel, notamment le comité social et économique (CSE), dans le cadre de leurs attributions ;

•      du médecin du travail, pour les mentions qui le concernent.

Le salarié lui-même n'a pas de droit d'accès direct et individuel au registre pour consulter sa propre fiche ou celle d'un collègue ; c'est un outil de contrôle, pas un document qui lui est destiné en tant que tel.

6. Sanctions en cas de manquement

Le défaut de tenue du registre, son absence de présentation à l'inspection du travail, ou des mentions incomplètes ou erronées, sont punis d'une amende de 750 € (contravention de 4e classe), appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés par le manquement. Un registre mal tenu sur plusieurs salariés peut donc rapidement représenter un montant élevé pour l'employeur.

Au-delà de l'amende, un registre absent ou incohérent peut aussi constituer un indice retenu par les juges ou par l'inspection du travail dans le cadre d'un contrôle plus large (travail dissimulé notamment), même si ce n'est jamais, à lui seul, une preuve suffisante.

7. En quoi cela concerne directement le salarié

Le registre n'est pas qu'une formalité patronale : pour le salarié, c'est une pièce qui peut servir de preuve objective, tenue par un tiers (l'employeur) et consultable par l'inspection du travail, notamment dans les situations suivantes :

•      contester la date réelle de début du contrat (par exemple si l'employeur prétend que le salarié a commencé plus tard qu'en réalité, pour réduire l'ancienneté ou éluder une période d'essai) ;

•      établir qu'une personne a bien travaillé dans l'entreprise, en cas de travail dissimulé ou de contrat non écrit ;

•      vérifier la cohérence entre le poste et la qualification mentionnés au registre et ceux figurant sur le contrat de travail ou le bulletin de paie ;

•      appuyer une demande de l'inspection du travail ou du CSE lorsqu'un doute existe sur les conditions d'emploi dans l'entreprise.

Exemple fictif, à but illustratif : un salarié engagé oralement début mars débute effectivement le travail dès le 3 mars, mais son contrat écrit n'est signé et transmis que le 20 mars, avec une date d'entrée indiquée au 20 mars. Si le registre unique du personnel mentionne une date d'entrée au 3 mars, cette mention peut appuyer la demande du salarié visant à faire reconnaître son ancienneté réelle à compter du 3 mars, notamment en cas de rupture ultérieure du contrat.

Cette fiche a une vocation d'information générale et ne constitue pas une consultation juridique personnalisée. Les règles présentées sont susceptibles d'évoluer ; en cas de doute ou de situation particulière, il est recommandé de vérifier les textes en vigueur sur Légifrance ou le Code du travail numérique, et de se faire accompagner (représentant du personnel, conseiller du salarié, avocat, inspection du travail) avant toute décision.

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