La DPAE : un document que tout salarié devrait connaître

La DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) est une déclaration obligatoire que votre employeur doit transmettre à l'Urssaf avant votre premier jour de travail. Cette formalité est imposée par le Code du travail pour toute embauche, en CDI comme en CDD.

Pourquoi est-elle importante ?

La DPAE permet notamment :

• de déclarer officiellement votre embauche ;

• de vous ouvrir vos droits auprès de la Sécurité sociale ;

• de déclencher certaines démarches auprès de la médecine du travail et de France Travail ;

• de prouver que votre emploi a bien été déclaré.

Ce que vous pouvez demander à votre employeur

Beaucoup de salariés l'ignorent, mais vous pouvez demander :

• une copie de la DPAE ou de son accusé de réception ;

• à défaut, un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration, ce qui remplit également cette obligation.

Les vérifications que je vous conseille

Dès votre premier jour de travail :

Conservez le planning qui vous a été envoyé.

 Gardez les SMS, e-mails ou messages prouvant votre embauche.

 Photographiez, si nécessaire, votre lieu de travail ou votre pointage.

Conservez vos horaires réels.

 Vérifiez que vous recevez rapidement votre contrat de travail lorsqu'il est obligatoire.

En cas de doute

Si vous avez commencé à travailler et que :

• votre contrat arrive plusieurs jours après votre embauche ;

• votre employeur refuse de vous remettre une copie de la DPAE ;

• votre bulletin de paie tarde à arriver ;

• ou que vous avez le sentiment que votre situation n'est pas régulière, n'attendez pas plusieurs mois. Conservez immédiatement toutes les preuves et demandez des explications écrites à votre employeur.

Mon conseil

Le premier jour de travail est souvent le plus important.

Si un litige survient plus tard, les SMS, les e-mails, les plannings, les photos, les pointages ou les échanges avec votre employeur pourront devenir des preuves essentielles.

Une règle simple : si un document ou un message prouve que vous avez travaillé, ne le supprimez jamais. Vous ne savez pas aujourd'hui s'il vous sera utile demain. C'est souvent la qualité des preuves qui permet de faire reconnaître les droits d'un salarié.

Plus d 'explication:

Concrètement la DPAE ressemble à une page/formulaire très simple, souvent en 3 blocs :

1. Employeur / établissement

2. Salarié

3. Embauche / contrat / emploi

Aujourd’hui elle se fait surtout en ligne via Urssaf / net-entreprises, mais il existe aussi un formulaire type Cerfa 14738*01.

Service-public confirme que la DPAE doit être envoyée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et :

AVANT LA MISE EFFECTIVE AU TRAVAIL. 

L’Urssaf précise aussi qu’elle doit être adressée à l’Urssaf compétente avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai.

Les cases principales à remplir par l’employeur

1. Partie employeur / établissement

L’employeur doit indiquer en général :

Dénomination sociale

Nom de la société : 

Adresse de l’établissement

Adresse où est rattachée l’embauche

SIRET

Numéro SIRET de l’établissement

Code APE / NAF

Activité de l’entreprise

Téléphone / contact

Coordonnées employeur

Urssaf compétente

Celle de l’établissement concerné

Service de santé au travail

Médecine du travail / SPST

Une fiche explicative CAPEB résume notamment : dénomination sociale, adresse, code APE, Siret et coordonnées du service de santé au travail.

2. Partie salarié

L’employeur doit renseigner :

Nom de naissance

Nom d’état civil

Nom d’usage

Si différent

Prénoms

Dans l’ordre de l’état civil

Sexe

M / F

Date de naissance

Jour / mois / année

Lieu de naissance

Commune + département ou pays si né à l’étranger

Numéro de sécurité sociale

NIR + clé si connu

Adresse du salarié

Adresse personnelle

Le formulaire type mentionne bien : nom de naissance, nom d’usage, prénoms, numéro de sécurité sociale, date et lieu de naissance, sexe et adresse.

3. Partie embauche / contrat / emploi

C’est la partie la plus importante pour le salarié 

Date prévisible d’embauche

Date de début réel prévue

Heure prévisible d’embauche

Heure de prise de poste prévue

Type de contrat

CDI / CDD / intérim

Durée du contrat

Surtout pour CDD ou contrat temporaire

Durée de la période d’essai

Si applicable

Emploi occupé

Agent de sécurité, agent SSIAP, etc.

Convention collective

Ex. sécurité privée IDCC 1351

Coefficient / niveau

Ex. coefficient 140

Durée du travail

Temps complet / temps partiel / nombre d’heures

Lieu de travail si différent

Département / commune ou établissement concerné

Salaire mensuel brut à l’embauche

Selon certains formulaires ou secteurs

Le formulaire DPAE indique notamment les cases date et heure prévisibles de l’embauche, emploi occupé, durée du travail, convention collective, coefficient/niveau, et parfois salaire mensuel brut à l’embauche selon les versions.

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En cas de difficulté ou avant toute démarche importante (contentieux, rupture du contrat de travail, transaction, procédure disciplinaire, etc.), il est recommandé de consulter un professionnel compétent (avocat, défenseur syndical, conseiller du salarié ou service juridique spécialisé) afin d'obtenir un avis adapté à votre situation personnelle.